Evden Çalışırken Verimliliği Optimize Etme

Koronavirüs pandemisi dünya çapında milyonlarca insanı uzaktan çalışmaya geçmeye zorladı. Bu süreçte, işleri, evleri ve aile yaşamları arasındaki çizgiler bulanıklaştıkça, ofis ortamı dışında çalışmaya uyum sağlamak ve iş-yaşam dengesini bulmak gibi bir dizi yeni zorlukla mücadele etmek zorunda kaldılar.

Bu zorluklara rağmen, araştırmalar aslında kısmen daha az dikkat dağıtıcı, daha az işe gidip gelme ve daha fazla özgürlük sayesinde pandemi sırasında uzaktan çalışanların çoğunluğunun eşit derecede, hatta daha fazla üretken olduğunu göstermiştir.

Uzun vadeli uzaktan çalışma ve çalışma esnekliği çalışanlar için daha arzu edilir ve işverenler için geçerli hale geldikçe, evden çalışırken motive olmaya devam etmeniz, sürekli üretken olmanız ve zihinsel sağlık sorunlarından ve tükenmişlikten kaçınmanız önemlidir.

Uzaktan çalışırken üretkenliğinizi optimize etmenize ve potansiyel olarak sağlığınıza ve kariyerinize fayda sağlamanıza yardımcı olacak yedi ipucu.

1. İş-Yaşam Esnekliğine İzin Veren Bir Rutin Oluşturun

Evden çalışırken, tutarlı bir rutin üretkenliği sağlayacak ve tükenmişliğin sağlık, iş ve aile sonuçlarından kaçınmanıza yardımcı olabilecek bazı ayrılıklar yaratacaktır.

Koordinasyon ve iletişim için çalışanlardan temel saatlerde çalışmalarını isteyip istemediklerini belirlemek için yöneticinizle bir görüşme yaparak başlayabilirsiniz. Bu durum iş için planlamanız gereken saatler konusunda size rehberlik edecektir. Örneğin konuyu yöneticinizle görüştükten sonra, her gün en az dört saat çalışmak ve ekibinizle iletişim kurmak için hazır olmanız gerektiğine karar verebilirsiniz.

Akabinde aile durumunuzu düşünün ve kendinize birkaç soru sorun:

• Belirli bir zamanda online veya yüz yüze okula başlaması gereken çocuklarınız var mı?
• Evinizde çocuk bakımı sorumluluklarını paylaşabilecek bir eşiniz veya eşiniz var mı?
• Yaşlı bakımı veya çocuklarınızı okula veya kreşe götürmek gibi işte geçirdiğiniz zamanı etkileyen başka faktörler var mı?

Bu soruları yanıtladıktan sonra, hem hayatınıza bakmanıza hem de aynı anda çalışmanıza olanak tanıyan optimum bir program belirleyin. Sabah insanıysanız, belki iş gününüz sabah 5’te başlar ve aileniz uyanmadan önce çalışmak için birkaç saatiniz vardır. Alternatif olarak, bir gece insanı gece yarısına kadar verimli bir şekilde çalışabilir. Esnek bir programa birçok yönden yaklaşabilirsiniz.

Not

Esnek bir çalışma programı etrafında rutinler oluşturarak, üretkenliğinizi optimize etmek ve evden çalışırken motive olmak için kendinize daha fazla fırsat verirsiniz.

2. Çalışma Alanınızı Konfor İçin Optimize Edin

İş görevlerinize konsantre olmanızı ve odaklanmanızı sağlayan fiziksel bir alan oluşturun. Yaşam koşullarınıza bağlı olarak, bu çalışma alanı bir dizüstü bilgisayar, masa ve aile odası sandalyesinden oluşabilir. Ya da yatak odanızın veya bodrum katınızın bir köşesinde ya da fazladan bir odanız varsa gerçek bir ofiste çalışarak üretkenliği optimize edebileceğinizi görürsünüz. Birçok insan, mutfağında veya yemek masasında çalışmaktan da başarılı olur. “Ofisinizi” kurmanız için en iyi yer, en rahat çalıştığınız yerdir.

Daha fazla konfor ve üretkenlik için, geleneksel bir ofis kurmanın cazibesine de karşı koymalısınız. Gerçekte kaç dosya dolabına veya çalışma depolama alanına ihtiyacınız var? Teknolojik gelişmelerle birlikte, işleri evden çalışmasına izin veren çoğu insanın bir dizüstü veya masaüstü bilgisayar, bir yazıcı, belki de gürültü önleyici kulaklıklar ve rahat bir sandalyeden biraz daha fazlasına ihtiyacı var.

3. Etkileşim İçin Zaman ve Sınırları Belirleyin

Çocuklarınız, ortaklarınız, eşleriniz veya ebeveynleriniz gibi evinizdeki diğer kişilerle alan ve etkileşim konusunda sınırlar oluşturun. Bu noktada mutlaka normal çalışma saatlerine uymanız gerekmese de, kesintisiz konsantre olmanız gereken zamanlar bulacaksınız. Aile üyelerinizin veya evinizdekilerin işinizi kesintiye uğratmamayı kabul ettiği zamanlar için zaman blokları oluşturmayı düşünebilirsiniz. Ayrıca evinizdeki diğer yetişkinlerle boş zaman dilimlerini döndürebilirsiniz.

Partneriniz veya eşiniz gerçek bir işyerine gitmek için evden ayrılırsa, başka bir yetişkinin – tercihen güvenilir bir aile üyesi veya virüssüz bir arkadaşınızın – size yardım eli uzatmasına izin vermeyi düşünebilirsiniz.

Not

Diğer bir fikir, çocuk bakımını, aynı zamanda evden çalışan bir grup komşuyla paylaşmaktır, böylece çocuk görevinden uzak kaldığınız zaman dilimlerinde üretkenliğinizi en üst düzeye çıkarabilirsiniz.

4. Evden Çalışırken Üretkenliği Artırıcı Yöntemleri Kullanın

Kendinizi tüm sabahları sayısız e-posta okuyarak ve başka pek az şey başararak geçirirken buluyorsanız, üretkenliğinizi optimize etmek için birkaç standart yöntem kullanmanın önemini anlamanızın zamanı gelmiştir. Esnek bir programla evden çalışırken, bu yöntemler iş akışınızı düzene koymanıza yardımcı olabilir ve size bir başarı hissi verebilir.

• Eylem öğeleri oluşturun: Her günün sonunda, ertesi gün gerçekleştirmek istediğiniz üç ila beş anahtar öğeyi yazın. En önemli öğeyi seçin ve ertesi gün ilk göreceğiniz yere yerleştirin.
• En önemli göreve odaklanın: Önce en önemli görevinizi tamamlayın. Bir günde başka bir görevi yerine getiremiyorsanız, en azından en yüksek öncelikli öğeyle ilgilenmiş olursunuz. Birinin size gerçekten ihtiyacı varsa, sizinle iletişime geçeceğini unutmayın, bu nedenle e-postada bekleyen diğer acil konular hakkında aşırı stres yapmayın.
• Klasörleri ve gelen kutularını kullanın: Gelen kutunuzu düzenlemek için klasörler, etiketler ve birden çok e-posta adresi kullanın. İdeal olarak, “bir gün” okumak istediğiniz tüm yayınlar bir klasöre gider. Alışveriş ve diğer satış e-postaları asla ana e-postanızı karıştırmamalıdır. Yalnızca iş e-postası ve yakın aile iletişimi için ayırın. Bir e-posta dosyalama sistemi kurmak zaman alabilir. Fakat bunu yaptığınızda kesinlikle faydalı olabilir.

5. Fiziksel İhtiyaçlarınıza Dikkat Edin

Çoğunlukla işe ayırmanız gereken günlerde, derin bir nefes almak ve rahatlamak için hala zaman ayırdığınızdan emin olun. İnsanlar, uzaktan çalışırken iş ve ev arasındaki çizgiyi bulanıklaştırma eğilimindedir. Aile ile akşam yemeği önemlidir. Bütün gün çalıştıysanız akşam vakti de öyle. Her gün akşam 7’de bir aile yemeği planlamak isteyebilirsiniz.

Fiziksel sağlığınız da önemlidir. Kendinizi iyi hissetmiyorsanız, üretkenliği asla optimize etmeyecek, tükenmişliği önleyemeyecek ve evden çalışmanın faydalarını deneyimleyemeyeceksiniz. İşte refahınızla yolda kalmanın birkaç temel yolu.

• Düzenli yemek yiyin ve her gün standart egzersiz zamanını planlayın.
• Gerekli sağlık testlerini yaptırmak için çaba gösterin ve sağlık uzmanlarınızla telesağlık randevuları için zaman ayırın.
• Yürüyüşe çıkın, bisiklete binin veya kros kayağı yapın. Düzenli egzersiz ve temiz hava, zihinsel sağlığınıza ve fiziksel enerjinize yardımcı olur; her ikisi de üretkenliği optimize etmek için önemlidir.

6. İş Arkadaşlarınızla Düzenli Olarak İletişim Kurun

İK danışmanlık firması Mercer tarafından işletmelerin COVID-19 işgücü ortamına nasıl uyum sağladığına ilişkin bir araştırma, şirketlerin yaklaşık %37’sinin çalışanların sosyal izolasyon ve ekonomik kaygı nedeniyle zihinsel sağlık sorunları yaşadığını söylediğini ortaya koydu.

Meslektaşlarla düzenli olarak konuşmak ve insanları birbirine yakınlaştıran ekip oluşturma etkinlikleri uygulamak, herkes uzaktan çalışırken kritik önem kazanır. Örneğin evden çalışmanın sağladığı esnekliği benimsediğinizde, aile üyelerinizle yaşadığınız eğlencenin resimlerini iş arkadaşlarınızla paylaşmayı düşünün. Bunun gibi etkinlikler, morali uzaktan artırmaya yardımcı olabilir ve diğer ekip üyelerini de aynısını yapmaya teşvik edebilir. İletişimde kalmak için çaba sarf ederek, normal üretkenliğin yanı sıra normallik duygusunun korunmasına da yardımcı olabilirsiniz.

Kendinizi yalnız hissetmeye başlarsanız, yine evden çalışan arkadaş ve meslektaşlardan oluşan haftalık bir uzaktan destek grubu kurmayı düşünün. Düzenli olarak video konferans yoluyla buluşma planları yapın ve yeni duruma göre ayarladığınız yaratıcı yolları paylaşın.

Düzenli, işle ilgili iletişim açısından, bir Zoom toplantısı yapmak, geri dönüş seçeneği olma eğilimindedir. Fakat kendinize “Ekibimin gerçekten bir toplantıya ihtiyacı var mı?” diye sormanız gerekir.

Not

Yakınlaştırma yorgunluğu gerçektir, bu nedenle yöneticinizden bir projedeki her adımı dikkatlice belgelemek için Slack gibi platformlar ve Trello dahil iş akışı araçları gibi diğer etkileşim biçimlerini düşünmesini isteyin. Bunlar, katılımcıları Zoom aracılığıyla olacakları kadar bilgilendirebilir.

7. Güncelleme Teknolojisi

Programlarınızın ve platformlarınızın sürekli olarak en son sürümlere güncellendiğinden ve donanımınızın, akıllı telefonunuzun ve diğer teknolojilerinizin hepsinin uyarlanabilir, güncel ve uzaktan çalışmayı destekleyecek şekilde işlevsel olduğundan emin olmak isteyeceksiniz.

Sonuç Olarak:

Uzaktan çalışma ve çalışma esnekliği birçok işletme için norm haline geldiğinden ve öngörülebilir gelecekte de olmaya devam edeceğinden, çalışanların bir iş-yaşam dengesi duygusu yaratırken üretkenliklerini optimize etmeleri önemlidir. Bunu başarmak için önemli adımlardan bazıları şunlardır:

• Optimal, temel bir çalışma programına dayalı rutinleri resmileştirmek
• İster bir dizüstü bilgisayar, masa ve sandalye, ister mutfak masanızda bir hub olsun, rahat bir çalışma alanını geleneksel bir ofis düzeninin tuzakları olmadan özelleştirme
• Evinizdeki diğer kişilerle alan ve etkileşim konusunda sınırlar oluşturmak
• Rahatlatıcı aktiviteler, egzersiz, temiz hava ve doğru beslenme yoluyla zihinsel ve fiziksel sağlığı korumak
• Görüntülü toplantılar ve uzaktan destek grupları aracılığıyla meslektaşlar ve ekip üyeleriyle düzenli olarak iletişim kurmak ve deneyimleri paylaşmak