İşyerinde Başarı İçin Önemli Zaman Yönetimi Becerileri

Zaman yönetimi becerileri nelerdir ve iş yerinde neden önemlidir? Zamanlarını iyi yöneten çalışanlar daha üretken, daha verimli ve son teslim tarihlerini karşılama olasılıkları daha yüksektir. En önemli ve zamana duyarlı görevlere odaklanırlar ve zorunlu olmayan görevlere harcanan zamanı sınırlarlar.

Organizasyon becerileri gibi diğer yumuşak beceriler gibi zaman yönetimi becerileri de yüksek talep görmektedir. İşverenler, zamanınızı yönetme yeteneğinizi ve ekibinizin departman hedeflerine ulaşmadaki etkinliğini değerlendirecek.

Zaman yönetimi becerileri hakkında bilgi edinin, iş yerinde neden değerli olduklarını anlayın, farklı zaman yönetimi becerilerini gözden geçirin ve bunların işte nasıl kullanıldığına ilişkin örnekleri görün.

Zaman Yönetimi Becerileri Nelerdir?

Zaman yönetimi, hem kendi zamanınızı hem de başkalarının zamanını yönetmeyi içerir. Zaman yönetimi, verimli çalışmak anlamına gelir ve her sektördeki işverenler, işte kendilerine sunulan zamanı en iyi şekilde kullanabilecek personel ararlar. Zamandan tasarruf, kuruluşa para tasarrufu sağlar ve geliri artırır.

Etkili zaman yönetimi, personelin iş yüklerini analiz etmesini, öncelikleri atamasını ve üretken çabalara odaklanmasını gerektirir.

Mükemmel zaman yöneticileri olan çalışanlar, dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırabilir ve hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmak için meslektaşlarından destek alabilir.

Zaman Yönetimi Becerilerinin Türleri

Denge

önceliklendirme

Sizden beklenen her bir dakikalık görevi yapmak imkansız olabilir. Ayrıca her şeyi bir kerede yapmak isteyebilirsiniz. Fakat en önemli görevleri mantıklı bir sırayla tamamlayabilmeniz için önceliklendirmeniz gerekir. Öncelik tayin ederken, her bir görevin ne zaman yapılması gerektiği, ne kadar sürebileceği, kuruluştaki diğer kişiler için ne kadar önemli olabileceği, bir görev yapılmazsa ne olabileceği ve herhangi bir görevin kesintiye uğrayıp uğramayacağı gibi faktörleri göz önünde bulundurun. süreçteki darboğazlar nedeniyle.

• Tahsis
• Beklentileri Yönetmek
• Atık Önleme
• İstek ve talepleri önceliklendirmek
• Yüksek Değerli Faaliyetler (HVA’lar)
• Performans görüşleri
• Hedef Belirleme

zamanlama

Zamanlama önemlidir çünkü bazı görevlerin belirli zamanlarda yapılması gerekir. Programlama gününüzü, haftanızı, ayınızı ve diğer insanların iş akışını etkiler. Çoğu, günün enerji seviyeleri ve talepleri nedeniyle az ya da çok üretken oldukları günün belirli zamanlarına sahiptir. Programlar, ertelemeyi önlemek için de iyi bir yol olabilir.

• Zamanlama Yazılımı
• Kasıtlılık
• Dakiklik
• Daha geniş hedefleri kilometre taşlarına bölmek
• Kilometre taşlarını projelere bölmek

Görev yönetimi

Yapılacaklar listeleri (öncelikleri uygun şekilde belirlenmiş ve programınıza entegre edilmiş), önemli bir şeyi unutmaktan kaçınmanın harika bir yoludur. Ayrıca tüm gününüzü yapmanız gereken her şeyi düşünerek geçirmekten kaçınmanın harika bir yoludur. Görevleri hatırlamak enerji gerektirir ve tüm hafta boyunca yapmanız gereken her şeyi düşünmek yorucu ve bunaltıcı olabilir. Her gün için gerekli tüm görevleri bir listeye ayırın ve hepsi için aynı anda endişelenmenize gerek kalmayacak. Her seferinde bir gün görevlerinizi yapın.

• Proaktif
• Yığınlama
• Günlük, haftalık ve aylık yapılacaklar listesi oluşturma
• Çoklu görev
• Titizlik
• Organizasyon
• E-posta Yönetimi

İş Yükü Yönetimi

İşinizi hızlandırmak, beceri olarak adlandırmak tuhaf bir şey gibi görünse de, önemli bir zaman yönetimi kavramıdır. Uzun saatler çalışmak veya molaları atlamak bazen kısa vadede üretkenliği artırabilse de, daha sonraki yorgunluğunuz genel üretkenliğinizin gerçekten düşmesini sağlayacaktır. Nadir görülen acil durumlar dışında, aşırı çalışmanın cazibesine direnmek önemlidir. Programınıza gerekli molaları ve mantıklı bir bırakma zamanını ekleyin.

Kendiniz için optimum bir iş yükünü bilmek ve uygulamak, performansınızda tutarlılık sağlar ve tükenmişliği önler. İşverenler uzun vadede size güvenebilmek istiyor.

• Süreç yönetimi
• Atılganlık
• Atıkların Ortadan Kaldırılması
• Mola Vermek

heyet

Yaptığınız işin türüne bağlı olarak, bazı görevleri devredebilirsiniz. Neyi ve ne zaman devredeceğinizi bilmek önemli bir beceridir. Bazı insanlar, ya kontrolü elinde tutmak istedikleri için ya da asistanları işe almayarak tasarruf etmek istedikleri için yetki vermeye direnirler. Her iki yaklaşım da nihayetinde üretkenliğe zarar verir ve maliyetleri artırır.

Fakat zaman yönetimini özenle uygularsanız ve yine de her şeyi yapamıyorsanız, çok fazla şey yapmaya çalışıyor olabilirsiniz. Birkaç görevde başarılı olmak, birçok görevde deneyip başarısız olmaktan daha iyidir.

• Uzman Yardımı Aramak
• Toplantıları Yönetme
• Sunum
• Takım çalışması
• Liderlik
• İşbirliği
• Motivasyon

Daha Fazla Zaman Yönetimi Becerisi

İşte özgeçmişler, ön yazılar, iş başvuruları ve mülakatlar için daha fazla zaman yönetimi. Gerekli beceriler, başvurduğunuz işe göre değişiklik gösterecektir, bu nedenle iş ve beceri türüne göre listelenen beceriler listemizi de gözden geçirin.

• Denetim
• Kişisel Bakım
• Açıklık
• Verimlilik Yazılımı
• İletişim
• Uyarlanabilirlik
• Yüksek Stres Toleransı
• Güvenilirlik
• Detaylara dikkat
• Tümdengelim
• Endüktif Akıl Yürütme
• Kritik düşünce
• Değerlendirme
• Devam Eden İyileştirme
• Risk yönetimi
• Sorun giderme
• Kalite güvencesi
• Proje Yönetimi
• Çatışma yönetimi
• Ayırt etme
• Uyma
• Eklemli
• Beyin fırtınası
• Yeterlik
• Çalışkanlık
• Sorun Duyarlılığı

İşyerinde Zaman Yönetimi Örnekleri

Bu liste, iş yerinde etkili zaman yönetimi örnekleri sağlar.

A – E

• Planları değişen koşullara uyarlamak.
• Belirli görevler için zaman ayırma.
• Süreçleri analiz etme ve bir görevi gerçekleştirmenin en basit yolunu seçme.
• Taleplerle boğulduğunda yardım istemek.
• Merkezi görevlerden uzaklaştıran uygunsuz taleplere hayır deme iddiası.
• En yüksek enerjiye ve en keskin konsantrasyonlara sahip olduğunuzda daha karmaşık görevlere saldırmak.
• Zamanın nasıl harcandığını denetleme.
• İş arkadaşlarınızla aşırı küçük konuşmalardan kaçınmak.
• Ertelemekten kaçınmak; endişelenmek yerine harekete geçmek.
• Daha geniş hedefleri daha küçük parçalara bölmek ve her seferinde bir adıma odaklanmak.
• Projeleri yönetilebilir parçalara bölmek.
• Günlük, haftalık ve aylık “yapılacaklar” listeleri oluşturmak.
• Programlar oluşturma.
• Daha düşük seviyeli personele daha rutin görevler vermek.
• Enerjiyi korumak için iyi yemek.
• Zamanı boşa harcayanları ortadan kaldırmak.
• İşteyken enerjiyi en üst düzeye çıkarmak için boş zamanlarında egzersiz yapmak ve diğer stres azaltıcı faaliyetlere katılmak.

F – Z

• Verimli toplantıları kolaylaştırmak; toplantılar için zaman dilimlerine bağlı kalmak.
• Geçiş süresini sınırlamak için benzer görevleri bir arada gruplamak.
• Organize bir çalışma alanı sürdürmek.
• Çoklu görev; bir görevden diğerine sorunsuz geçiş.
• İşleri yapmanın daha verimli yollarına açıklık.
• Kolay erişim için dijital dosyaları düzenleme.
• Gününüzü bir gece önceden veya sabah ilk iş olarak planlamak.
• İstek ve talepleri önceliklendirmek.
• Bir proje listesine öncelik vermek ve daha kısa teslim tarihlerine sahip daha yüksek değerli görevlere odaklanmak.
• Dakiklik.
• İş için gerekmedikçe, kişisel mesajların dikkat dağıtmasını önlemek için cep telefonlarını bir kenara koymak.
• Performansı gözden geçirmek ve önceliklerden sapmaları ortadan kaldırmak.
• Günlük, haftalık ve aylık hedefler belirlemek.
• Kalite için gerçekçi standartlar belirlemek ve mükemmeliyetçilikten kaçınmak.
• E-postaya yanıt vermek için belirli zamanların ayarlanması.
• Enerjiyi geri kazanmak için kısa molalar vermek.
• Mümkün olduğunda her bir kağıda dokunmak veya her e-postayı yalnızca bir kez okumak.

Becerilerinizi Nasıl Öne Çıkarırsınız?

Özgeçmişinize İlgili Becerileri Ekleyin: Yönetici asistanları ve yöneticiler için yukarıda sıralanan zaman yönetimi becerilerini özgeçmişinize dahil etmeniz önemlidir.

Kapak Mektubunuzdaki Becerileri Vurgulayın: İş tanımını dikkatlice okurken, zaman yönetiminin önemli olduğu benzer projeleri mektubunuza not edin.

İş Görüşmenizde Beceri Kelimelerini Kullanın: İş görüşmelerinizden önce bu zaman yönetimi görüşme sorularını gözden geçirin, böylece iş yükünüzü nasıl etkili bir şekilde yönettiğinize dair belirli örneklerle yanıt vermeye hazır olursunuz.