Örneklerle En İyi Ofis Asistanı Becerileri

Ofis asistanlığı pozisyonları tüm sektörlerde bulunabilir ve geniş bir beceri kümesini paylaşır. Büro asistanları bazen sekreterler veya idari asistanlar olarak bilinir. Fakat yaptıkları şey bir ofisin işleyişine yardımcı olmaktır.

Ofis ister bir hukuk firmasına, ister tıbbi bir muayenehaneye, bir eğitim kurumuna veya bir şirkete ait olsun, ihtiyaçlar benzerdir: Birisi, ofisi kullanan kişiler adına kayıtları dosyalamak, programları sürdürmek ve rutin iletişimle ilgilenmek zorundadır.

Bazı ofis asistanları uzaktan çalışır. Sanal asistanlar genellikle evden çalışarak bir yönetici asistanının veya sekreterin normalde yapacağı görevleri yerine getirir.

Ofis Yardımcısı İş Sorumlulukları

Ofis asistanlığı pozisyonları genellikle birbirine benzer olsa da iş hala değişkendir – ofisten ofise değil, sadece günden güne değişir. Bugün resepsiyonist olarak hareket edebilirsiniz, yarın yazıcının onarılmasını gerektirebilir ve ondan sonraki gün tüm dosya dolabını buluta aktarmanız gerekecek. Başarılı olmak için çok geniş bir beceri setine ihtiyacınız olacak.

Büro asistanları iş dünyasının büyük isimsiz kahramanları arasındadır, çünkü işinizi doğru yaptığınızda kimse fark etmez – ofis kendi kendine çalışıyor gibi görünür. Fakat bazı insanlar hızlı ve esnek çalışmanın, her şeyin merkezinde olma hissinin tadını çıkarıyor. İyi bir sekreter hemen hemen her yerde, her türlü organizasyonda iş bulabilir.

En İyi Ofis Asistanı Becerileri

İşte işverenlerin ofis personelini işe alırken aradığı en iyi becerilerden bazıları.

Sözlü İletişim Becerileri

İletişim, bir ofis asistanı için kritik bir yumuşak beceridir. Amiriniz, diğer ofis personeli, yardımcı olduğunuz profesyoneller ve muhtemelen aynı kuruluşun diğer ofislerindeki müşteriler veya kişilerle etkileşime girmeniz gerekecektir. Hepiniz bir ekip olarak çalışıyorsunuz ve onun ana iletişim merkezi sizsiniz.

Her gün neşeli, yardımsever, bilgili, açık sözlü ve iyi bir dinleyici olmanız gerekecek.

• Telefonu cevapla
• Müşteri İlişkileri
• İletişim
• Telefon Görüşmelerini Yönlendirme
• Mesaj Alma
• Telefon Görüşmelerini Yönlendirme
• Santral
• Telefon
• Sözel iletişim

Yazılı İletişim Becerileri

Çoğu ofis asistanı çok yazar. Not yazabilir, form doldurabilir veya mektup veya e-posta taslağı hazırlayabilirler. Bazıları şirket web sitesi için içerik oluşturur veya diğerleri için metin düzenler. Açık, profesyonel yazılı iletişim şarttır.

• Yazışma
• E-posta
• Posta
• Postalar
• Yazıyor
• Kelime İşleme
• Yazılı iletişim

samimiyet

Bir ofis asistanı, bir müşterinin ofise girerken gördüğü ilk kişi olabilir. Ofisin asıl sakini o anda dışarıdaysa, ziyaretçinin etkileşimde bulunduğu tek kişi ofis asistanı olabilir. Her ziyaretçiyi bir gülümseme ve nazik bir sözle karşılamaya ve elinizden geldiğince ihtiyaç duydukları her konuda onlara yardımcı olmaya hazır olmalısınız. Bu nedenle, iyi kişilerarası beceriler bir zorunluluktur.

• Müşteri servisi
• Ziyaretçileri Yönlendirmek
• Esnek
• Arkadaş canlısı
• Misafirleri Karşılamak
• Kişilerarası
• Olumlu davranış
• Güvenilirlik
• Hoş Geldiniz Ziyaretçileri

Teknoloji Becerileri

Eski günlerde sekreterler çok daktilo yazardı. Zaman değişti ve teknoloji de değişti. Fakat ofis asistanları hala bir klavyenin önünde bolca zaman geçirmeyi bekleyebilirler. Daktilo yerine, çeşitli yazılım uygulamalarında yolunuzu bilmeniz gerekir. Bazı hafif teknik desteğin nasıl yapılacağını ve inatçı bir yazıcının nasıl düzeltileceğini bilmek de zarar vermez.

• Bilgisayar
• Google Dokümanlar
• Google sürücü
• Google Formlar
• Google E-Tablolar
• Google Slaytlar
• Gmail
• İnternet
• Microsoft Excel
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• Microsoft Outlook
• Microsoft Powerpint
• QuickBooks
• Gevşek
• Teknoloji
• Video konferans
• Yakınlaştır

organizasyon

Ofis asistanları, birçok görevini etkin bir şekilde yürütmek için son derece organize olmalıdır. Takvimleri tutmaktan ofisi düzenli tutmaya kadar diğer kişilerin de düzenli kalmasına yardımcı olmanız gerekecek.

• Yönetimsel destek
• Randevular
• Faturalandırma
• Takvimler
• Büro
• Veri girişi
• Posta Teslimi
• Elektronik Dosyalama
• Gider raporları
• Dosyalama
• Ön Büro İşlemleri
• Para İşleme
• Ofis görevleri
• Ofis malzemesi
• Ofis Malzemeleri Envanteri
• Ofis malzemeleri
• Ofis desteği
• Organizasyon
• Evrak
• Nakliye

Problem çözme yetenekleri

Sorun çözme ya da eleştirel düşünme becerileri, herhangi bir ofis asistanı için önemlidir, çünkü genellikle başkalarının soru veya sorunlarla geldiği kişi siz olursunuz.

• Koordinatörlük Faaliyetleri
• Toplantılar
• Problem çözme yetenekleri
• Sorulara Cevap Ver
• Zamanlama
• Aramaları Görüntüleme ve Yönlendirme
• E-tablolar
• Takım çalışması
• Zaman yönetimi
• Yolculuk planları

Özgeçmiş ve Kapak Mektubu Örnekleri

Çeşitli ofis pozisyonları için özgeçmiş ve kapak mektubu örneklerini inceleyin ve indirilecek şablonlar edinin:

• İdari Asistan Özgeçmiş
• İdari Asistan Kapak Mektubu
• Kişisel Asistan Özgeçmişi
• Resepsiyonist Özgeçmişi
• Resepsiyonist Kapak Mektubu
• İş Özgeçmiş Örnekleri

Becerilerinizi Nasıl Sergileyebilirsiniz?

• Bu becerilerin adları anahtar kelimeler olarak işlev görür, bu nedenle özgeçmişinizi yazarken mümkün olduğunca fazlasını kullanın.
• Aynı anahtar kelimeleri kapak mektubunuzda da kullanabilirsiniz. Özellikle potansiyel işvereninizin en çok umursadığı konulara odaklanın.
• Her kategoriden görüşmecilerle paylaşmaya hazır becerilerinizi gösterdiğiniz en az bir örneğiniz olduğundan emin olun.