Referans Mektubu Nasıl Yazılır (Örneklerle)

Kariyerinizin bir noktasında, muhtemelen bir çalışan, bir arkadaş veya birlikte çalıştığınız biri için bir referans mektubu sağlamanız istenecektir. Zamanı geldiğinde etkili bir tavsiye mektubunun (referans mektubu olarak da bilinir) nasıl yazılacağını bilmek önemli olacaktır.

Desteğiniz her şeyi değiştirebilir. İyi bir tavsiye mektubu, muhatabınızın hayallerini gerçekleştirmesine yardımcı olabilir; kötü bir tavsiye, hiç tavsiye vermemekten daha kötüdür.

Referans Mektubu Nedir?

Referans mektubu, bir kişinin becerilerine ve niteliklerine, çalışmalarına, karakterlerine ve başarılarına aşina biri tarafından yazılan olumlu bir onaydır. İş, staj, gönüllü pozisyonları, kolejler ve lisansüstü okul programlarına başvururken referans mektuplarına ihtiyaç vardır.

Referans mektubu, okuyucunun neden bir aday seçmesi gerektiğini ve başvurdukları fırsat için onları neyin nitelendirdiğini açıklar. Mektuplar, kişiyi bir kurumda işe almayı veya kabul etmeyi düşünen kuruluş tarafından talep edilebileceği gibi, iş arayan veya başvuru sahibi tarafından da sunulabilir.

Referans Mektubu Türleri

Profesyonel referanslar

Profesyonel bir referans mektubu, genellikle bir iş türü ortamında başarılarını iyi bilen bir süpervizör, meslektaş, müşteri, öğretmen veya profesör tarafından yazılır. Genellikle pozisyonlarının ve sorumluluklarının, şirkette geçirdikleri sürenin ve yeteneklerinin, niteliklerinin ve kuruluşa katkılarının bir tanımını içerir.

Karakter/Kişisel Referanslar

Bir karakter veya kişisel referans mektubu, onları aradıkları pozisyon için iyi bir aday yapacak özelliklerini kanıtlayabilecek bir aile dostu, akıl hocası veya komşu tarafından yazılabilir. Bu mektup türü, yazarın onları nasıl tanıdığını açıklar ve bir iş ortamında uygulanacakları gibi kişisel özelliklerini tartışır.

Akademik Referanslar

Akademik bir referans bir öğretmen, profesör veya danışman tarafından yazılır. Bu tür bir referans, adayın eğitim geçmişini ve akademik başarılarını tartışır.

Referans Mektubu Yazmadan Önce

Mektubu yazmayı kabul etmeden önce, bu kişi için olumlu bir referans mektubu yazabileceğinizi hissettiğinizden emin olun. Kişiyi iyi tanımıyorsanız veya kişinin becerilerinden veya yeteneklerinden övgüyle söz edebileceğinizi düşünmüyorsanız, tavsiye talebini geri çevirebilirsiniz. İsteği geri çevirdiğinizde, sadece “Size bir tavsiye yazacak en iyi kişi olabileceğimi düşünmüyorum” diyerek belirsiz olabilirsiniz. Mümkünse, sorabilecekleri başka birini önerin.

Kişi için olumsuz bir referans yazmaktansa tavsiye yazmaya hayır demek daha iyidir.

Mektup için Bilgi Talebi

Kişiyi uzun süredir tanıyor olsanız bile özgeçmişinin veya özgeçmişinin bir kopyasını istemek iyi bir fikirdir. Yeni akreditasyonları veya vurgulanmaya değer başarıları olabilir ve mümkün olduğunca fazla güncel bilgi sağlamalısınız. Bu aynı zamanda mektubu yazarken kullanman için yönergeler vermene de yardımcı olacaktır.

Referans mektubu belirli bir iş fırsatı için ise, iş ilanının bir kopyasını da isteyin. Benzer şekilde, referans mektubu belirli bir okul veya program için ise, okul hakkında biraz bilgi isteyin. Ne kadar çok bilgiye sahip olursanız, mektubu yazmak o kadar kolay olacaktır.

Aday hakkında bilgi istemenin yanı sıra, mektubu nasıl göndereceğiniz konusunda ihtiyacınız olan tüm bilgileri alın. Mektubu kime göndermeniz gerektiğini, son teslim tarihinin ne zaman olduğunu ve mektubun hangi formatta olması gerektiğini sorun. Ayrıca okulun veya işverenin mektuba eklemenizi istediği herhangi bir ayrıntı olup olmadığını sorun.

Referans Mektubuna Neler Eklenmeli?

Aday size tavsiyenizi yazmanız için bir form vermedikçe, uygun bir iş mektubu formatının izlenmesi uygundur. Bu durum mektubunuzu alan kişinin (genellikle işe alım müdürü) iletişim bilgilerini, tarihini ve iletişim bilgilerini mektubun üst kısmında listelemeyi içerir.

Fakat bu mektubu e-posta ile gönderiyorsanız, mektubun üst kısmına herhangi bir iletişim bilgisi veya tarih eklemeniz gerekmez. Bunun yerine, e-posta imzanızdan sonra iletişim bilgilerinizi listeleyin. Bir referans e-posta mektubu ayrıca adayın adını, başvurdukları işi (varsa) ve mektubun amacını listeleyen açık ve özlü bir konu satırına sahip olmalıdır. Örneğin bir konu satırı şöyle olabilir: “Ad Soyadı – İnsan Kaynakları Asistanı İşi için Öneri.”

Referans Mektubu Nasıl Yazılır?

Ne yazacağınız ve mektubunuzun nasıl okunması gerektiği hakkında bir fikir edinmek için, mektubunuzu yazmadan önce göz önünde bulundurmanız gereken bazı genel kurallar burada.

Selamlama

Mektubunuza “Sevgili Bay/Bayan Soyadı” ile başlayın. İşverenin soyadını bilmiyorsanız, “Sevgili İşe Alma Müdürü” yazmanız yeterlidir. Aday bir akademik programa başvuruyorsa “Sayın Kabul Komitesi” yazabilirsiniz. Genel bir mektup yazıyorsanız, “Kimi İlgilendirebilir” e yazabilir veya mektubunuza ilk paragraftan başlayabilirsiniz.

İlk paragraf

Referans mektubunun ilk paragrafı, tavsiye ettiğiniz kişiyle olan bağlantınızı, onları nasıl tanıdığınızı, onları ne kadar süredir tanıdığınızı ve neden onun adına bir referans mektubu yazmaya yetkin olduğunuzu açıklar. Kişinin başvurduğu şirketin, işin, okulun veya fırsatın adını eklediğinizden emin olun. Örneğin “Son beş yıldır XYZ Şirketinde James Smith’in amiriyim. Onu ABC Şirketinde baş muhasebeci pozisyonu için tavsiye etmekten memnuniyet duyuyorum.”

İkinci Paragraf (ve Üçüncü ve Dördüncü)

Referans mektubunun orta paragrafları, hakkında yazdığınız kişi hakkında, neden nitelikli oldukları ve nelere katkıda bulunabilecekleri de dahil olmak üzere bilgileri içerir. Gerekirse, ayrıntıları sağlamak için birden fazla paragraf kullanın. Spesifik olun ve bu kişinin neden nitelikli bir aday olduğuna dair örnekler paylaşın. Yapabiliyorsanız, pozisyon için gerekli becerileri kullanarak kişiyi başarılı bir şekilde gözlemlediğiniz belirli örnekleri ilişkilendirin. Belirli bir iş, okul veya fırsatla ilgili nitelikleri ve becerileri tanımlamaya çalışın. Örneğin kişi yönetici olarak bir işe başvuruyorsa, kişinin liderlik ve iletişim becerilerine odaklanın.

Mektup Kapanışı

Kapanış paragrafında, daha fazla bilgi vermeyi ve iletişim bilgilerinizi (telefon ve e-posta) eklemeyi teklif edin, böylece sözlü bir tavsiyede bulunmaya veya gerekirse başka soruları yanıtlamaya hazır olursunuz. Bu kişiyi “kalpten” veya “çekince” önerdiğinizi de yineleyebilirsiniz.

İmza

Mektubu, el yazısıyla imzanız ve ardından daktilo adınızla bitirin. Bu bir e-postaysa, yazdığınız adınızı ve ardından iletişim bilgilerinizi eklemeniz yeterlidir.

Harf Uzunluğu, Biçim ve Yazı Tipi

Referans mektubunuzun üslubu da neredeyse mektubun içeriği kadar önemlidir. Mektubunuzun ne kadar uzun olması gerektiğine ve nasıl biçimlendirileceğine dair bazı ipuçları.

• Uzunluk: Bir tavsiye mektubu bir veya iki paragraftan fazla olmalıdır; Bu kısa mektup, kişiyi ya iyi tanımadığınızı ya da tam olarak onaylamadığınızı gösteriyor. Fakat mektubu kısa tutmak ve birkaç önemli noktaya odaklanmak istiyorsunuz, bu nedenle birden fazla sayfa yazmaktan kaçının. Kişiyi nasıl tanıdığınızı ve neden tavsiye ettiğinizi açıklayan üç veya dört paragraf uygun bir uzunluktur.
• Biçim: Tavsiye mektubu, her paragraf arasında bir boşluk olacak şekilde tek satır aralıklı olmalıdır. Sayfanın üstü, altı, solu ve sağı için yaklaşık 1″ kenar boşlukları kullanın ve metninizi sola hizalayın (çoğu belge için hizalama).
• Yazı tipi: Times New Roman, Arial veya Calibri gibi geleneksel bir yazı tipi kullanın. Yazı tipi boyutu 10 ila 12 punto arasında olmalıdır, bu nedenle okunması kolaydır. Yazı tipi boyutunu ayarlamak, mektubunuzu tek bir sayfada tutmanın iyi bir yoludur.

Mektubunuzu göndermeden önce gözden geçirin. Mektubu başka birinin düzenlemesini sağlayabilirsiniz. Fakat gizliliğini korumak için adayın adını gizleyin.

Referans Mektubu Örneği

Bu referans mektubu örneğini model olarak kullanabilirsiniz. Şablonu indirin (Google Dokümanlar ve Word Online ile uyumlu) veya aşağıdaki metin sürümünü okuyun.

Melisa Bradley
555 İş Mah.
İş Şehri, NY 54321
999-999-9995
melisa@abmedia.com

9 Temmuz 2020

Jim Lee
İnsan kaynakları
Sabre Pazarlama ve Halkla İlişkiler
321 İş Mah.
İş Şehri, NY 55545

Sayın Bay Lee,

Sabre Marketing & PR’da dijital pazarlama müdürü pozisyonu için Sarah Jones’u tavsiye etmekten heyecan duyuyorum. A & B Media’da pazarlama direktörü olarak, Sarah burada pazarlama görevlisi olarak çalıştığında onun amiri olarak çalışmaktan zevk aldım. Sorumlu, dakik ve son derece zeki Sarah, A & B Media​’nın en iyi yetenekleri arasındaydı ve onun niteliklerini ve becerilerini kesinlikle destekliyorum.

Masaya getirdiği bilgiden ve alandaki en son gelişmeleri takip etmeye olan bağlılığından sürekli olarak etkilendim. Sarah, keskin analiz becerilerini güçlü bir sezgiyle birleştiriyor ve her zaman teslim tarihlerine uyması ve beklentilerimizi aşması konusunda ona güvenebileceğimi biliyordum. Bizimle birlikte çalıştığı iki yıl boyunca, sosyal medya etkileşimimizi %20 artırmaktan web sitemizin hemen çıkma oranını %10 düşürmeye, dijital kampanyalardaki yatırım getirimizi %15 artırmaya kadar sayısız başarıya imza attı.

Sarah’nın profesyonel zekası A & B Media için son derece değerliyken, aynı zamanda harika bir takım oyuncusuydu. İyimser, ilgi çekici ve geçinmesi kolay Sarah, ofiste olmaktan gerçek bir keyifti ve hem departmanımız hem de şirket genelinde birçok olumlu ilişkiyi teşvik etti.

Bununla birlikte, tavsiyeme oldukça güveniyorum ve Sarah’nın Sabre Marketing & PR için çok uygun olacağına inanıyorum. Sarah ile çalışma deneyimim hakkında daha fazla konuşmak isterseniz, lütfen bana melissa@abmedia.com adresinden e-posta gönderin veya 999-999-9995 numaralı telefondan beni arayın.

Saygılarımla

Melisa Bradley
Pazarlama Direktörü, A & B Medya