Yönetici Asistanı Ne Yapar?

Yönetici asistanları, ofis görevlerini yerine getirerek veya denetleyerek bir başkasının (genellikle bir yönetici) çalışmasını desteklemeleri bakımından idari asistanlara veya sekreterlere benzer. Aradaki fark, bir yönetici asistanının özellikle bir üst yöneticiye atanan kıdemli bir ofis personeli olmasıdır. Bu durum bir şirketin başarısı üzerinde dramatik bir etkisi olabilecek görevlerin üstesinden gelmenin yanı sıra diğer ofis personelini denetlemeyi ve eğitmeyi içerir.

Yönetici Asistanı Görev ve Sorumlulukları

Bu iş genellikle aşağıdaki işleri yapabilme becerisini gerektirir:

• Belgeleri gözden geçirin
• Muhasebe/defter tutma
• Takvim yönetimi
• Araştırma yapmak
• Müşteri ilişkileri
• Bir dosyalama sistemi tasarlamak ve sürdürmek
• Bilgi isteklerini ele alın
• Toplantılar düzenleyin
• Kayıtları tutmak
• Seyahat planları düzenleyin
• Yazıyor
• Olay planlaması
• İstatistik raporları hazırlamak
• Masraf raporlarının işlenmesi
• Toplantı tutanakları alın

Yönetici asistanlığı görevleri, yönetici asistanları tarafından yapılan aynı görevleri içerir: telefon görüşmeleri yapmak ve kabul etmek; yönetici adına notlar, e-postalar ve mektuplar göndermek; ziyaretçi almak; zamanlama işleme; ve dahası.

Yönetici Asistanları, yöneticiye kimin erişebileceği ve yöneticinin hangi bilgileri aldığı konusunda kararlar alarak kapı bekçileri olarak hareket eder.

Genellikle şirket politikasını etkileyen araştırmalar yapar ve raporlar hazırlarlar. Bu sorumluluklar, yönetici asistanlarının işverenlerinin çalışmalarını iyice anlamaları gerektiği anlamına gelir. Sonuç olarak, bu işçiler aynı zamanda yürütme ve büro personelinin geri kalanı arasında bir bağlantı görevi görebilir.

Yönetici Asistanı Maaşı

Yönetici asistanları, 2020’de ortalama yıllık 63.110 ABD doları maaş kazandılar ve bu da onları tüm sekreterler ve idari asistanlar arasında kazananların ilk %10’unun hemen dışına koyuyor:

• Ortalama Yıllık Maaş: 63.110$ (30.34$/saat)
• En Yüksek %10 Yıllık Maaş: 94.830 $ (45.59 $/saat)
• Alt %10 Yıllık Maaş: 39.350 $ (18.92 $/saat)

Eğitim, Öğretim ve Sertifikasyon

Sekreter olarak başlamak için çok az eğitim gereksinimi vardır. Fakat yönetici asistanı olarak bir pozisyona geçmek genellikle ancak birkaç yıllık deneyimden sonra gelir.

• Eğitim: Giriş seviyesi işlerin çoğu için bir lise diploması yeterlidir. Fakat işletme ile ilgili alanlarda önlisans veya lisans derecesine sahip olanlar daha pazarlanabilir olacaktır.
• sertifika: Yönetici asistanı olmak için hiç kimsenin sertifika alması gerekmez. Fakat yeterlilik gerektiren çoğu yazılım programı için online kurslar aracılığıyla edinilebilen sertifikalar vardır. Bu tür sertifikalar bir iş adayını daha çekici hale getirebilir.
• Eğitim: Tecrübe ve güven, işi yaparak kazanılır, yönetici asistanları genellikle kendilerini uzun bir süre boyunca kanıtlamışlardır.

Yönetici Asistanı Becerileri ve Yetkinlikleri

Yazma, dosyalama ve diğer büro becerileri önemlidir. Fakat en iyi yönetici asistanları genellikle birkaç faydalı yumuşak beceri ile sergilenen güçlü kişiliklere sahiptir:

• İletişim yetenekleri: Yönetici asistanları genellikle hangi mesajların ve hangi ziyaretçilerin veya arayanların doğrudan işverenlerine gitmesi gerektiğine ve hangilerinin başka bir şekilde yönlendirileceğine veya ele alınması gerektiğine karar veren bir bekçi görevi görür. Bu durum patronlarından zaman talep edenlerden hızlı bir şekilde bilgi toplama yeteneğini içerir.
• Zaman yönetimi: Yönetici asistanlarının genellikle patronları için yaptığı gibi, başka birinin zamanını yöneten herkes, kendi zamanını yönetmekte de iyi olmalıdır.
• güvenilirlik: Yönetici asistanlarının çoğu zaman hassas bilgilere erişimi vardır ve çalıştıkları yöneticilerin işlerinde olabildiğince verimli olabilmeleri için onlara tam olarak güvenmeleri gerekir.
• Çoklu görev: Yönetici asistanları, patronlarının programlarını takip ederken ve onları yolda tutarken, aynı anda birden fazla görevi düzenli olarak yürütürler.

İş Görünümü

ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu’na göre, yönetici sekreterleri ve idari asistanlar için iş fırsatlarının 2029’da sona eren on yıl için yaklaşık %20 oranında azalması bekleniyor. Bu durum tüm meslekler için öngörülen %4’lük büyümeden çok daha kötü ve tüm sekreterler ve asistanlar için öngörülen %9’luk düşüşten önemli ölçüde daha kötü.

Düşüş, bir kuruluşta bir asistanı paylaşan yönetici sayısındaki artışa bağlanıyor. Bu daha olasıdır çünkü mobil ve diğer elektronik iletişimler, yöneticilerin kendi yazışmalarını ve zamanlamalarını yönetmelerini daha olası hale getirmiştir.

Çalışma ortamı

Yönetici asistanları genellikle bir ofis ortamında çalışır ve kendi patronlarına ek olarak ziyaretçiler, arayanlar ve diğer yöneticilerle etkileşime girer. İş hızlı ve zorlu olabilir ve kapı bekçisi rolü bazen yönetici asistanlarının hayırı cevap olarak kabul etmek istemeyen insanlara hayır demesini gerektirir.

Çalışma programı

Saatler genellikle genel bir iş çalışma haftasının genel saatlerini takip eder. Fakat geç saatlere kadar çalışan yöneticiler, bazen yönetici asistanlarının mesai saatleri dışında da hazır olmasını beklerler.

İş Nasıl Gidilir?

UYGULAMAK Doğrudan firmalarla başvurun veya Indeed, Monster ve Glassdoor gibi sitelerdeki açılışları inceleyin.

REFERANS ALIN Bir asistan için önemli özellikler olan güvenilirliğinizi ve güvenilirliğinizi kanıtlayabilecek insanlarla hazırlıklı olun.

Benzer İşleri Karşılaştırma

Yönetici asistanı olarak çalışmakla ilgilenen kişiler, ortalama yıllık maaşlarla birlikte listelenen aşağıdaki kariyer yollarından birini de düşünebilir:

• Yönetici Asistan: 40.990 dolar
• Mahkeme muhabiri: $61,660
• Finans memuru: 41,520 dolar